هر شركت مجموعه‌اي پيچيده از گردش اطلاعات است و تنها مديريت صحيح مي‌تواند با پردازش اين اطلاعات شركت را در رسيدن به اهداف رقابتي ياري دهد. ERP يك استراتژي نيست بلكه سيستمي نرم‌افزاري است كه داده‌هاي موجود در سراسر يك سازمان را يكپارچه ساخته و به شكل مناسب در اختيار كاربران قرار مي‌دهد. استاندارد شدن داده‌ها، كاهش زمان‌هاي پيشبرد، اتوماسيون فعاليت‌ها و خدمات سريع‌تر به مشتريان از جمله مزايايي است كه كاربردERP براي شركت‌ها به ارمغان مي‌آورد. سيستم‌ERP به كاركنان يك مجموعه توليدي اجازه مي‌دهد تا با هماهنگي هم كار كنند حتي اگر ميان آنها مرزهاي جغرافيايي وجود داشته باشد. ERP با نشان دادن وضعيت لحظه به لحظه يك سفارش يا محصول در سازمان، به عنوان يك ابزار پشتيبان تصميم‌گيري عمل مي‌كند. برنامه‌ريزي منابع موسسه با داشتن قابليت بروزشدن استراتژي‌ها و فناوري‌ها، موسسه را به سمت بكارگيري فناوري‌هاي جديد رهنمون مي‌سازد. ‌امروزه سازمان‌ها براي ارائه خدمات و محصولاتي با كيفيت بالاتر و مطابق با نيازهاي خاص هر مشتري، تحت فشار قرار دارند بنابراين براي حفظ قدرت رقابتي خود در اين محيط سريع و پرتغيير، به‌دنبال راه‌هاي جديد و موثري هستند. اما اين حقيقت كه هر شركت مجموعه‌اي بهم پيچيده از گردش فعاليت‌ها و اطلاعات است، دستيابي به هدف فوق را دشوار مي‌سازد و تنها مديريت صحيح اين فعاليت‌ها و اطلاعات مي‌تواند شركت‌ها را در رسيدن به اهداف رقابتي‌شان ياري دهد.

‌تكامل سيستم‌هاي اطلاعاتي (‌IS) همگام با پيشرفت فناوري اطلاعات‌(IT) و نرم‌افزارهاي كامپيوتري، به شكل‌گيري و توسعه سيستم‌هاي برنامه‌ريزي منابع موسسه (ERP) انجاميده است. اگرچه دو دهه از پيدايش‌ERP مي‌گذرد وليکن به‌لحاظ تاريخچه‌اي مي‌توان آن را تداوم حركتي دانست كه از سيستم‌هاي برنامه‌ريزي نيازمندي‌هاي مواد (MRP) آغاز گرديده و توسعه و بهبود يافته است. ‌ERP يك استراتژي نيست بلكه سيستمي نرم‌افزاري است كه داده‌هاي موجود در سراسر يك سازمان را يكپارچه ساخته، به شكل مناسب و در موقع لازم در اختيار كاربران قرار مي‌دهد. به اين ترتيبERP تمامي جنبه‌هاي يك سازمان را از جمله فروش، برنامه‌ريزي توليد، تهيه و تدارك مواد، مديريت سازمان و منابع انساني و برنامه‌ريزي و كنترل تجاري را در قالبي ساخت‌يافته دربرمي‌گيرد. چنين سيستمي منافع بسياري را چون استاندارد شدن داده‌ها و فرآيندها، كاهش زمان‌هاي پيشبرد، اتوماسيون فعاليت‌ها، و خدمات سريع‌تر مشتريان را براي شركت‌ها به ارمغان مي‌آورد.

تاريخچه ERP

 برنامه‌ريزي نيازمندي‌هاي مواد(MRP) : طرح اوليه برنامه‌ريزي نيازمندي‌هاي مواد در اوايل دهه 1970 بر مبناي يك پردازشگر ليست مواد (BILL OF MATERIAL=BOM) ايجاد شد. اين پردازشگر، برنامه توليد محصول را به برنامه توليد يا خريد اقلام جزء تبديل مي‌كرد. اين كار با بسط دادن نيازمندي‌هاي محصول به بالاترين سطح در طول ليست مواد، به منظور تعيين تقاضاي قطعات صورت مي‌گرفت. سپس تقاضاي ناخالص پيش‌بيني شده با موجودي‌هاي دردست و سفارش‌ها در طول افق زماني برنامه‌ريزي و در هر سطح از BOM مقايسه مي‌شد.

بعدها جدول اصلي برنامه توليد (MASTER PRODUCTION SCHEDULE=MPS)،
كنترل فعاليت توليد (PRODUCTION ACTIVITY CONTROL=PAC)،
برنامه‌ريزي سرانگشتي ظرفيت (‌ROUGH-CUT CAPACITY PLANNING=RCCP)،
برنامه‌ريزي نيازمندي‌هاي ظرفيت (CAPACITY REQUIREMENTS PLANNING=CRP) و خريد نيز به سيستم اوليه اضافه شد.

 ‌MRP از كامپيوتر براي ذخيره‌سازي و دستيابي به حجم بالايي از اطلاعات استفاده مي‌كرد و نيز به ايجاد هماهنگي ميان فعاليت‌هاي مختلف در واحد توليد كمك مي‌كرد از اين رو به عنوان يك تكنيك مهم مديريت توليد، فراگير شد. اولين بسته نرم‌افزاري MRP و سيستم برنامه‌ريزي نيازمندي‌ها‌(REQUIREMENTS PLANNING SYSTEM=RPS) متعلق به شركت IBM بود. ‌سيستم‌هاي MRP اوليه، دو ايراد عمده داشتند: اول اينكه به خاطر نوسان‌هاي تقاضا و تامين مواد، سيستم ثباتي نداشت و هر اجراي آن نتايج كاملاً متفاوتي با اجراهاي قبلي ايجاد مي‌كرد. ديگر اينكه به خاطر همين نوسان‌ها، MRP به‌جاي كاهش موجودي بنابه ادعاي فروشندگانش تاثيري معكوس داشت و باعث افزايش موجودي مي‌شد.

 برنامه‌ريزي منابع توليدي (MRPII) : اولين گام در رفع مشكلات ‌MRP، ايجاد شرايطي بود كه سيكل برنامه‌ريزي ‌MRP بتواند از سيكل اجرايي توليد، بازخورهاي لازم را دريافت كند. به اين ترتيب نوع كامل‌تري از MRP به نام ‌MRP حلقه بسته شكل گرفت. واژه ‌MRP حلقه بسته بيانگر مرحله‌اي از توسعه سيستم ‌MRP است كه در آن عمليات طراحي جدول اصلي برنامه توليد و برنامه‌ريزي‌نيازمندي‌هاي ظرفيت، با عمليات كنترل فعاليت توليد و خريد مرتبط شده‌اند. با توسعه جدول اصلي برنامه توليد و نيز بادرنظرگرفتن جنبه‌هاي مالي در‌MRP حلقه بسته، سيستمي عينيت يافت كه در حقيقت يك رويكرد يكپارچه براي مديريت كليه منابع توليدي بود. اين‌MRP توسعه يافته، برنامه‌ريزي منابع توليدي يا MRPII نام گرفت. در نتيجه ‌MRPII تركيبي است از MRP حلقه بسته، به علاوه اجزايي براي برنامه‌ريزي مالي وتجاري. در سيستم‌هاي جديد MRPII، قابليت تحليل وضعيت بصورت WHAT– IF در حد گسترده‌اي فراهم شده است. MRPII نيز هنگام پياده‌سازي با مشكلاتي از قبيل موارد زير مواجه شد:

O حدود 98% از ليست مواد و گزارش‌هاي موجود، دقيق نبود و براي استفاده بايد به‌روز و تصحيح مي‌شدند.

O بسته‌هاي نرم‌افزاري جوابگوي نيازهاي موسسه نبودند، چون اين برنامه‌ها آن‌قدر ويژگي‌هاي گوناگوني داشتند كه كاركنان شركت و حتي افراد حرفه‌اي به درستي آن را نمي‌فهميدند و درك نمي‌كردند.

O هر شركتي موفقيت‌هاي خود را براساس دستاوردهاي مالي آتي تخمين مي‌زند، اما MRPII قادر به نشان‌دادن اهداف بلند مدت مالي موسسه نبود.

O چون اجراي اين نرم‌افزارها مختص افرادي بود كه بر فناوري اطلاعات تسلط داشتند، در برخي كاركنان اين احساس پديد مي‌آمد كه سيستم، آنها را در نظر نمي‌گيرد و به تدريج كنار گذاشته مي‌شوند.

O گذر زمان و تجربه افراد استفاده‌كننده از اين‌گونه سيستم‌ها نشان مي‌دهد كه افراد، درك درستي از نرم‌افزار يا فرآيندهاي جديدي كه بايد در يك محيط يكپارچه اجرا مي‌شده است، نداشتند و اين امر حاصل عدم آموزش كافي بوده است.

O به‌دليل مسائل و مشكلات فوق، شركت‌ها هنگام اجرا و پياده‌سازي سيستم برنامه‌ريزي خود مكرراً با اشكال مواجه مي‌شدند و ناچار بودند از مشاوراني استفاده كنند كه در اكثر مواقع حضور آنان غير موثر و نامطلوب بود.

‌به اين ترتيب، اگرچه در دهه 1980، پياده‌سازي سيستم‌هاي برنامه‌ريزي نيازمندي‌ها همچنان به رشد صعودي خود ادامه داد اما استفاده از قابليت‌هاي آن‌ها به‌ويژه طراحي جدول اصلي برنامه توليد به درستي درك نشد و در نتيجه مشكلات و انتقادات وارد بر MRP و MRPII همچنان برجاي خود باقي ماند.

 برنامه‌ريزي منابع موسسه (ERP) : سيستم برنامه‌ريزي منابع موسسه از اوايل دهه 80 بوجود آمد، اين سيستم علاوه بر ويژگي‌هاي اضافي، يكپارچه‌سازي بهتري از مدول‌هاي ‌MRPII دارند. برخي ويژگي‌هاي اضافه شده شامل مديريت منابع انساني، امور مالي اتوماتيک،كنترل اسناد و مدارك،كنترل وجوه و... مي‌باشد. نيازمندي‌هاي متغير مشتريان، سطوح كمتر موجودي، تغيير دايمي زمان‌بندي‌ها و کوتاه بودن زمان توليد نيز فعاليت‌هاي كارخانه را تحت فشار قرار مي‌دهند. ‌با ساده و موثرترشدن فرآيندهاي توزيع، زنجيره تامين كوتاه‌تري به كارخانه تحميل مي‌شود، بنابراين مديران اجرايي كارخانه به سيستمي نياز دارند كه با استفاده از زنجيره تامين کوتاه‌تر، در مدت زمان كمتري به تقاضا پاسخ گويد، چنين شرايطي به توسعه اتوماسيون و كاهش جدي نيروي كار منجر گرديده است و زمينه را براي استفاده هرچه بيشتر از سيستم ‌ERP و تسهيل جريان اطلاعاتي لازم فراهم كرده است.

در حقيقت چون ERP با جمع‌آوري اتوماتيک داده‌ها، موجودي را به‌روز مي‌كند، داراي سرعت، صحت و اطمينان بالايي مي‌باشد و اطلاعات و داده‌ها را در تمام زير سيستم‌ها و بخش‌هاي مختلف موسسه بصورت مناسبي نيز منتقل مي‌كند. اين محيط متمركز بر عمليات‌، جايي‌كه اطلاعات درون و بين كارخانه‌ها به اشتراك گذاشته مي‌شود و برنامه‌ريزي در زمان حقيقي (لحظه به لحظه) صورت مي‌گيرد، يك زنجيره تامين كارآمد بوجود مي‌آورد.

‌سيستم برنامه‌ريزي منابع موسسه، جديدترين نوع از سيستم‌هاي طراحي‌شده براي ورود، ذخيره‌سازي و بازخواني اطلاعات تجاري از سيستم‌هاي برنامه‌ريزي مواد مي‌باشد. اين مسير، با MRP آغاز شد، با MRPII توسعه يافت و با يكپارچه‌كردن تمامي سيستم‌هاي اطلاعاتي لازم براي مديريت يك موسسه، نام ‌ERP را به خود گرفت.

‌در سيستم‌هاي ‌ERP جديد، تدابير مديريتي و سنجشي نيز درنظر گرفته شده است كه قابليت‌هاي كنترل مالي و پولي و ساير موجودي‌ها را در سطح كل موسسه دارا است. به اين سيستم‌ها، در اصطلاح مديريت منابع موسسه (‌ENTERPRISE RESOURCE  MANAGEMENT=ERM) گفته مي‌شود.

دلايل عمده براي استقرار سيستم ERP

‌سرمايه‌گذاري روي‌ERP به ‌نسبت ابعاد هر سازمان متفاوت مي باشد غالباً مديران درپي سنجش بازگشت اين سرمايه‌گذاري بوده و آن را در قالب كمي و پولي جستجو مي‌كنند. حال آنكه يك ‌ERP اگر به خوبي پياده سازي شود و سيستم‌هاي اجرايي و فرهنگ سازمان را متحول كند، با تسهيل و سرعت‌دهي به كليه فعاليت‌هاي يك موسسه و ايجاد هماهنگي و يكپارچگي در بين آنها، بازگشت سرمايه مطلوبي در برخواهد داشت.

موارد ذيل از عمده دلايل استفاده از سيستم ERP مي باشند :

1-يكپارچه‌سازي اطلاعات مالي: هنگامي كه مدير ارشد شركت تلاش مي‌كند تا عملكرد كلي سازمان را درك كند، گزارش‌هاي مختلفي از اطلاعات مالي را مي‌يابد. بخش مالي، وضعيت سود و زيان را با اعداد خاص خود بيان مي‌كند، واحد فروش گزارش ديگري دارد و هر واحد ديگر نيز ممكن است به شيوه خود منابع مالي و يا درآمدها را بسنجد. ERP يك نسخه منحصر به ‌فرد از داده‌هاي مالي ايجاد مي‌كند كه نمي‌تواند مورد اشكال قرار گيرد؛ چرا كه همه از يك سيستم مشترك استفاده مي‌كنند.

2-يکپارچه سازي اطلاعات سفارشات: از زمان ثبت سفارش مشتري تا زمان بارگيري و تحويل کالا و صدور فاکتور فروش را در اين سيستم مي توان انجام داد و با داشتن کليه اين اطلاعات در يک سيستم واحد (به جاي پخش بودن در چندين نرم‌افزار) ضمن کنترل و پيگيري تمام مراحل يک سفارش، مي توان بخش هاي توليد، انبار، حمل و نقل را با هم هماهنگ کرد.

3-استانداردكردن و تسريع فرآيندهاي توليد: سازمان‌هاي توليدي به ويژه آنهايي كه قصد ادغام و يا خريد شركت‌هاي جديد را دارند و يا دامنه فعاليت‌هايشان وسيع است معمولاً درمي‌يابند كه واحدهاي مختلف سازمان، كارهاي مشابه و وابسته‌اي را با استفاده از روش‌ها و سيستم‌هاي كامپيوتري و يا حتي دستي‌، به شكل‌هاي متفاوت انجام مي‌دهند.

استانداردكردن فرآيندها و استفاده از يك سيستم منفرد و يكپارچه، سبب صرفه‌جويي در زمان و افزايش بهره‌وري مي‌گردد.

4-کاهش موجودي: ERP به تسهيل فرآيند توليد کمک کرده و ميدان ديد فرآيند اجراي سفارش مشتري در داخل شرکت را افزايش مي دهد چرا که کاربران اين سيستم با داشتن دامنه ديد وسيع مي توانند برنامه‌ريزي بهتري براي تحويل سفارشات مشتريان داشته باشند و درنتيجه ضمن کاهش موجودي مواد، موجودي محصول نيز در بخش انبار و حمل و نقل و بارگيري کاهش مي يابد.

اگرچه استفاده از ERP به بهبود وضعيت کمک بسياري مي کند ولي استفاده از نرم‌افزارهاي مخصوص زنجيره تامين ضروري به نظر مي رسد.

منافع حاصل از پياده‌سازي‌ERP ‌

پياده‌سازي ‌ERP اگر بطور صحيح و مطلوب صورت پذيرد، پيامدهاي سودمندي خواهد داشت. بطور نمونه به واسطه افزايش فروشي كه از طريق زمان‌هاي تحويل قابل اطمينان حاصل مي‌گردد، سود حاشيه‌اي موسسه افزايش مي‌يابد. همچنين ‌ERP با توسعه و بهبود افق ديد برنامه‌ريزان موسسه، باعث كاهش برخي از هزينه ها مانند: هزينه خريد و تدارك مواد، نگهداري حداقل موجودي و... مي‌شود و مسائلي و مشكلاتي از قبيل مديريت نقدينگي، خطر كمبود مواد، بهره‌وري، موعد تحويل، خدمات مشتري و... حذف گرديده و يا بهبود مي‌يابند. از سوي ديگر با استفاده از زمان‌بندي‌ها و برنامه‌هاي پايدار و مطمئن‌تر، زمان‌هاي اضافي و هزينه‌هاي زايد نيز كاهش خواهند يافت.

 ‌ERP با پوشش‌دادن شكاف‌هاي اطلاعاتي در سراسر موسسه فعاليت‌هاي اساسي آن را بهبود مي‌دهد، بدين معني كه بستر لازم براي يكپارچه‌كردن كامل درون و برون بخش‌ها، شركت‌ها و كارخانه‌هايي كه در قالب يك موسسه از مديريت واحدي برخوردارند، فراهم مي گردد. به اين ترتيب قابليت سازگاري در محيط‌هاي درحال تغيير تسهيل شده و موسسه در واكنش سريع به نيازهاي تغييريافته و جديد توانمند مي‌گردد. ‌ERP با داشتن قابليت به روزشدن استراتژي‌ها و فناوري‌ها، موسسه را به سمت به‌كارگيري فناوري‌هاي جديدي همچون تبادل الكترونيكي داده‌ها (EDI)، تجارت الكترونيك، اينترانت و... رهنمون مي‌سازد. اين قابليت دريچه نجات را براي موسساتي خواهد گشود كه در اثر پافشاري بر الگوهاي قديمي و سنتي دچار بحران رقابتي گشته‌اند.

با تحقق بهترين شيوه در فعاليت‌هاي كسب وكار، كه تسهيل‌كننده حركت به‌سوي فناوري‌ها و مفاهيم جديدتر تجاري هستند، قابليت ارزيابي و ارائه گزارش وضعيت از كليه مسائل و موارد مطرح در تمام سازمان ايجاد خواهد شد. از اين طريق و با تسهيل و تكميل خدمات مشتريان، ERP وجهه شركت را بهبود خواهد داد.

با وجود اينكه سيستم‌هاي ‌ERP در سازمان‌هاي توليدي پا به عرصه وجود گذاشته‌اند، امروزه شركت‌هاي خدماتي زيادي مثلاً در بازار تكنولوژي اطلاعات و ارتباطات نيز از آن بهره مي‌جويند. به علاوه، اين سيستم‌ها به تازگي در كشور ما مورد توجه قرار گرفته‌اند. از اين رو پرداختن به چگونگي پياده‌سازي آنها، از اهميت بسزايي برخوردار است به ويژه از آن جهت كه امروزه در كشورمان تلاش‌هاي ارزنده‌اي براي توسعه سيستم‌هاي اطلاعاتي فراگير در حال انجام است. در هرحال رسيدن به سطح استاندارد سيستم‌هاي ‌ERP و پوشش‌دادن نيازهاي روزافزون سازمان‌هاي توليدي و خدماتي، تلاش و کوشش بسيار و حمايت‌هاي پيوسته مديران ارشد سازمان‌ها را مي‌طلبد.